お客様プロフィール

公益社団法人 定禅寺ストリートジャズフェスティバル協会様

定禅寺ストリートジャズフェスティバルは、杜の都・仙台のケヤキ並木・定禅寺通りを中心に1991年以来、25年に渡って毎年9月に開催されている野外音楽イベントです。
2014年には2日間で92ステージ、715バンドが演奏し、76万人の観客が集まりました。

ボランティアスタッフ管理システム

課題

定禅寺ストリートジャズフェスティバルは、市民ボランティアが中心となって企画・運営されています。
従来は延べ1000人を超えるボランティアスタッフの登録、配置先割り振り、管理をエクセルの手作業で行っていたため、確認作業にも、たいへんな手間がかかっていました。

 

効果

  • ボランティア管理システムを導入することで、Webサイトからの一般応募者や、学校・企業団体からの応募者を一括で登録できるようになり、大幅な省力化を図ることができました。
  • 転記が必要ないため、誤入力がなくなり、重複応募者の検出も容易になりました。
  • ステージや救護、リサイクルステーションなどへ配置するメンバーを割り振る際も、応募者の希望やスキル、参加経験で絞り込み、きめ細かな配置ができるようになりました。
  • データベースに登録されたボランティアの情報は、必要な弁当やウェア数などの集計に活用され、従来手作業で作成していた受付表などを簡単に作成することができるようになりました。